REUNIÕES, NECESSIDADE OU FORMALIDADE?

Como são as reuniões em sua empresa? Ajudam a resolver problemas ou representam perda de tempo para os participantes?

De maneira geral, as reuniões têm por finalidade aprofundar o estudo de um assunto, esclarecer dúvidas e resolver problemas, planejar  iniciativas e tomar decisões. Assim, através de uma reunião, espera-se obter informação, participação e  cooperação do grupo.

Na prática, porém, isso nem sempre acontece. As pessoas se reúnem em torno de uma mesa quase sempre sem as informações necessárias e as discussões ocorrem de maneira desordenada.

Durante as reuniões, algumas pessoas falam mais do que outras e é comum que haja diálogos paralelos e conversas cruzadas, o que torna a reunião caótica. Com isso, as pessoas acabam se cansando, sem terem condições de pensar com clareza e de contribuir para a solução. Acabam, então, tomando qualquer decisão, que nem sempre é a melhor, ou marcando nova reunião. Reuniões assim são frustrantes para os líderes empresariais, porque deixam em cada um a impressão de que lhes faltou a capacidade necessária para ajudar a resolver o problema. Para quem as convoca, fica a sensação de que a reunião foi detestável e pouco ou nada eficaz. Atente para algumas ações que podem ajudá-lo a tornar suas reuniões mais produtivas: Faça um planejamento prévio dos assuntos e informações necessárias; assegure a presença dos participantes, faça a abertura da reunião de modo a gerar integração e compromisso dos presentes; Foque o tema central da reunião, evitando divagações e, ao final, faça uma avaliação do que foi discutido e documente tudo em uma Ata.

Por fim, fique atento ao comportamento das pessoas ao longo da reunião. Busque a colaboração dos mais calados e conduza a reunião de modo agradável, porém mantenha a firmeza necessária para evitar possíveis discussões que desviem do assunto proposto.

E sucesso!

Vitor Hugo